EnglishDe toolbox implementeren: Allerlei handige documenten op 1 plek! Waar moeten allemaal aan denken als je begint aan een implementatietraject? Wat moet je regelen? Wat moet je vastleggen? Wat ga je precies doen en wat ga je niét doen? Deze toolbox helpt je bij het vormgeven van je implementatietraject.
Wat is de toolbox implementeren?
De toolbox implementeren is een verzameling van tools die een goede basis zijn voor de implementatie van KFZ-producten. De tools bestaan uit formats en voorbeelden die helpen bij het maken van een gedegen plan, bij de uitvoering ervan en bij de evaluatie van het implementatietraject.
Voor wie is het?
De toolbox is bedoeld voor professionals die het implementatietraject opzetten, coördineren en/of leiden. Met name wanneer je nog weinig bekend bent met projectmanagement, kan deze toolbox je goed op weg helpen.
Hoe gebruik je de toolbox implementeren?
De documenten in de toolbox bieden een goede basis voor het implementatietraject. Onder aan deze pagina kan je de verschillende documenten. Gebruik de formats als blauwdruk voor je plan en vul het format in. Gebruik de voorbeelden als inspiratie en input voor je plan of voorstel. Hoe gebruik je de verschillende documenten?
- Projectvoorstel: Het projectvoorstel schrijf je nog voor de start van je implementatietraject. Het projectvoorstel is bedoeld om helder te krijgen wat je precies gaat doen en wat de aanleiding is. Wat gaat er gebeuren binnen het traject en wat valt er niét binnen het traject? Belangrijk hierbij is om goed door te vragen om tot de kern van het probleem te komen. Alleen dan kan je in je projectvoorstel beschrijven waarom de beoogde implementatie een oplossing biedt voor het probleem. Daarnaast zorgt de fase van het projectvoorstel dat de verwachtingen goed op elkaar afgestemd zijn en de neuzen dezelfde kant op staan. Zo voorkom je dat jee gedurende of aan het eind van het traject voor verrassingen komt te staan. Het projectvoorstel leg je voor aan de opdrachtgever. In het geval van een implementatietraject binnen je eigen organisatie zal dit vaak een lid van het management zijn. Tip! Bekijk dit filmpje voor meer uitleg!
- Projectplan: Zodra je het eens bent geworden met je opdrachtgever over het projectvoorstel, ga je over tot het maken van een projectplan. In het projectplan baken je het project/traject af. Er is een duidelijk begin en eind aan het project, er zijn afspraken over de middelen en de beoogde resultaten zijn helder. Daarnaast worden de rollen duidelijk in het projectplan. Wat zijn de verantwoordelijkheden van de projectleider en waar zijn de grenzen hiervan? Wie is de opdrachtgever aan wie je verantwoording aflegt? De planning is ook een belangrijk onderdeel van het projectplan. Denk ik kleine stappen, definiëer tussentijdse mijlpalen en plan belangrijke beslismomenten in. Alle onderdelen van een projectplan zijn te vinden in het format projectplan. Klaar met je projectplan? Doorloop de checklist om te zien of je niets vergeten bent.
- Begroting: Een onderdeel van je projectplan is de begroting. De begroting kan een ingewikkeld vraagstuk zijn wat je nooit volledig kan dichttimmeren. Het is aan te bevelen om te denken in ongeveer en grove schattingen te maken waar je binnen kunt blijven. Denk ook aan een post onvoorziene kosten, bijvoorbeeld 5% van de totale begroting.
- Voortgangsrapportages: Zeker bij grotere projecten is het gebruik van voortgangsrapportages aan te bevelen. Het dwingt je stil te staan bij welke onderdelen al zijn uitgevoerd, waar je heen gaat en waar je in overleg met de opdrachtgever mogelijk moet afwijken van het plan.
- Eindevaluatie: Aan het eind van het implementatietraject is het slim om te evalueren met de opdrachtgever. Zijn de beoogde doelstellingen behaald? Hoe kijken we terug op de gemaakte afspraken en de samenwerking? Wat ging goed en welke suggesties voor verbetering zijn er? Het format helpt je vorm te geven aan dit gesprek.
